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做好投标文件编制三大步骤,细节决定中标率!

文章出处:人气:-发表时间:2016-08-12 14:27【

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投标文件是表述投标人实力、信誉状况、投标报价及投标人对招标文件响应程度的重要文件,也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。


企业在产品和实力满足招标文件要求的前提下,编制出高水平的投标文件,是在竞争中能否获胜的关键。因为投标文件中任何含糊不清的内容或者未予明确的细节都有可能导致能否中标或后期执行合同意见的不一致。


投标文件编制可分以下三个步骤:


1

准备工作


投标人一旦跟踪上某项目,首先应捕捉以下信息,并在其确实无疑时方可值得去购买招标文件。


(1)该项目资金来源及可靠性;


(2)该项目有否内控标底价, 价格是否合理;


(3)该项目决策授权人及有否倾向性意见;


(4)沟通业主,宣传推介投标品牌及收集反应。


2

解读招标文件


购买招标文件后,投标人必须首先认真阅读并理解招标文件内容,摸清招标人的要求和意图,吃透招标文件的全部内容。其次,对照自身条件,结合招标文件的要求,决定是否参加本项目的投标,重点应关注以下内容:


1、授权书


该授权书必须是供应商(法人)签字授权对该项目的委托,并应明确对所供货物的质量负全责。


2、付款方式


付款条款是合同生效的基础,特别政府采购首付款较低甚至出现零付款,不要有侥幸心理随意改动付款方式而最终可能导致废标。


3、选型配置


所供应的货物必须满足招标文件的要求,应充分考虑价格在本标中所占的比重,配置过低可能导致废标,过高加的分往往比不上由此提高价格而失去的分。其实政府采购的基本原则是满足招标文件要求下最低价中标,因此投标产品应满足招标文件要求且配置适中为宜。


4、优惠条款


所供的优惠条款应落实到好处而不是虚晃内容。免保年限及后期维保费用价格等将直接影响到该项失分或得分。


5、售后服务


该内容涉及供应方信誉和用户方的放心,应有具体的保证措施和实实在在的优惠条款。


6、施工方案、施工工期及售后服务


施工方案应针对本项目而做,而不是统一的标准模板格式。这也反映投标人务实精神的体现。施工工期必须满足标书要求,不可含糊。


目前,政府的保障房、经济适用房常用的2米/秒及以下速度电梯的技术是成熟的,备品备件的质量是可靠的。故施工方案及售后服务条款往往是项目能否中标的关键因素。


7、同类产品合同复印件


一般要求提供所供货物同类产品的单项合同(为防止虚假合同,应附该项目质检部门的验收报告),这样可使得采购人对本采购项目选用的产品放心。


8、资信证件


必须提供近三个月的银行资信证明及省级工商局核发的重信誉守合同证书。


9、产品制造、安装质量,环境、职业健康体系证书


质量ISO9001、环境ISO14001和职业健康OHSAS18001体系的建立,是企业对产品质量、对社会、对员工负责的承诺。


产品制造、安装质量,环境、职业健康体系的证书只说明体系已建立,但还必须提供体系运行的相关证明材料。


10、所供产品的型式试验证书


必须提供所供产品的型式试验证书(如国家授权电梯型式试验检验单位见本书附录篇第一章第一节概述中电梯许可制度),以保证产品的合法性、可靠性、安全性。


11、技术培训


用户一般希望由厂方原汁原味的正规培训,不愿意当地服务部的工地现场所谓火线培训。当然,还有培训中各项费用的承诺,由此所得分差距较大。


12、咨询和澄清


投标人对招标文件中的疑点,应在招标文件发售后的答疑阶段进行咨询和澄清,以免在投标时给投标人带来极大的失误,甚至造成潜在的经济损失。


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3

投标文件编制


在认真解读招标文件,具有60%左右成功把握的情况下,才有价值进入投标文件的编制工作。


1、内容


投标文件内容:投标函,投标一览表,技术性能参数,商务和技术参数偏差表,投标保证金,相关资格证明等。


2、编制要求


投标文件应严格按照国家相关法律法规和招标文件要求编制,对招标文件提出的实质性要求和条件作出逐条响应,对号入座,切不可套用标准范本答非所问,更不要画蛇添足。具体编制要求如下:


(1)按招标文件要求,逐条对应答复并作必要的解释,公司介绍不必太多,而相关的资格证书、型式试验报告、同类别销售合同等才是最有力的回答。


(2)开标一览表是开标现场宣读的重要文件,也是评标的主要依据。开标一览表如修改或补充后可同投标文件一齐投标,但所盖公章应同投标文件所盖公章必须一致。


(3)响应表中各条款的响应状况,应明确表述不可含糊,并应同标书中配置表的内容一致,这也是审查的重点。


(4)施工方案是指导本项目施工生产的计划书。编制原则:针对投标项目突出要点、简明扼要、因地制宜、结合实际、协调恰当。施工方案必须考虑工程的自身特点,位置、环境,着重处理该工程的矛盾点和难点问题,并应备有应 急预案。目前,投标人普遍采用本企业通用范本编制,由于采用的版式较乱又一成不变,而投标的工程普遍存在具体性、特殊性,所以在编制施工方案时既要考虑范本的通用性,更要考虑项目的特殊性、可操作性。


(5)售后服务的保障措施及优惠条款都是评标中加分的主要依据。对技术培 训,用户一般希望由厂方原汁原味的正规培训,不愿意当地服务部的工地现场所谓火线培训。当然,还有培训中各项费用的承诺,由此所得分差距较大。


(6)付款方式原则上应符合招标文件规定的方式,切不可含糊或变更,否则可能判为废标处理。


(7)价格是本次能否中标的关键因素,应根据招标文件告知的评标方法或本案价格所占权重比例决定,也可以总价下设分项价、多方案不同价格或建议性报价等方式。


确定合理的投标价格要根据项目性质,市场行情和自己产品成本等因素综合分析来做决策。


(8)技术配置很重要,配置过高技术加分可能不及加价的失分,配置过低可能会失去竟争的优势,应考虑技术配置所占权重比例而平衡决策。


(9)必须提供近三个月的银行资信证明及省级工商局核发的重信誉守合同证书(注意证件有效期)。


(10)投标文件扉页的总目录标识及页码的准确很重要,否则影响评标人的评标速度和情绪。


满足上述条款的投标文件应该说是交上了一份合格的答卷。投标文件只有符合招标文件的基本要求,再具有优质、优化、経济、实惠、可行的内容,才有可能具备参加竟标的实力和获取中标的意愿。


一位成熟的投标人应具备高尚的职业道德,并熟悉国家关于招标投标方面的法律法规和投标产品的技术标准,价格、服务、信誉。当然,对所供制造商 及产品也应熟悉、了解。投标人应知道所投的货物就是公司品牌的信誉,也是公司发展的生命线。做长期的生意,而不是一锤子买卖,脚踏实地,放正心态企业才有生命力和竞争力。